記録の大切さ 学童保育の仕事「なぜ記録することが大切なのか？業務効率化やトラブル対応に欠かせない理由」

記録をする時の注意点
クラブ内の記録の管理・情報管理体制を決めておく
まとめ
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記録をする時の注意点

　絶対にやってはならない注意点をまとめておきます。これをしてしまったら記録を取らなかった方が良かったとなるレベルの事です。

他の人には見られないようにする

　記録によっては個人の内容が多く含まれます。個人の内容が多く含まれているものは絶対に見られないようにしましょう。当人には絶対に見られない事が必須です。

　見られてしまう可能性として『別の要件が急に入って、記録した物を置きっぱなしにしてしまった』、『本来、カギのかかる場所に入れておく約束をうっかりしていた』などが原因として考えられます。

　記録には良い事ばかりが書いてあるわけではありません。見られてしまったことで、当人をキズつけてしまったり、信頼を失ってしまったりする事も十分に考えられます。

許可無く公開しない

　個人の内容が多く含まれている場合、クラブ内の情報記録は不必要に公開をしない事です。どうしても開示が必要な場合は内容の対象者に必ず許可をとりましょう。

管理・保管をしっかりし、紛失・漏洩などがないようにする

　個人情報が入った物を失くしてしまうなんてことは論外です。時々、ニュースでも電車に置き忘れたや、過って紛失したなどありますね。絶対にあってはならないことです。

　最近ではパソコンなどで記録をつけている事もあるでしょう。デジタル媒体の場合はウィルス等も漏洩の危険性をはらんでいるので注意して下さい。

記録の種別によっては２名以上で管理・確認する

　正しく記録されているか？１人で記録を行っていると間違いや勘違いなどがどうしても起こりやすくなります。２名以上で記録・確認することによってより正確な記録になり不正の防止にもつながります。

クラブ内の記録の管理・情報管理体制を決めておく

　個人として記録の管理意識を高める事も重要ですが、同時にクラブ内の記録・情報管理体制を構築していく事も必須となります。定められていないクラブ等ありましたら、この機会に検討してみるのも如何でしょうか？必要な要素をあげておきますので参考にしてみて下さい。

記録保護の管理体制は、個人情報保護法などの法律に基づき、組織内における適切な取り扱いを確保するための体制です。以下は、記録保護の管理体制に必要な要素です。

個人情報保護方針の策定：組織内で個人情報を適切に管理するために、個人情報保護方針を策定する必要があります。個人情報保護方針は、組織内での個人情報の取り扱い方針を定めたものであり、全職員に周知徹底されるようにする必要があります。
職員の教育・訓練：個人情報を適切に取り扱うために、職員に対する教育・訓練が必要です。職員は、個人情報保護方針や法令に基づいた個人情報の取り扱い方法について、定期的に教育・訓練を受ける必要があります。
アクセス制限の導入：記録にアクセスできる職員を限定することが必要です。アクセス制限のためには、パスワードやアクセス権限の設定などを行い、必要最小限の職員にのみアクセスを許可することが望ましいです。
安全な保管方法の確保：記録は、紙媒体や電子媒体で保管されますが、どちらの場合も安全な保管方法が必要です。紙媒体の場合は、施錠された保管庫やロッカーに保管することが望ましいです。電子媒体の場合は、パスワードや暗号化による保護、バックアップの取得などを行うことが必要です。
データの廃棄・消去方法の確保：記録を廃棄する場合は、適切な廃棄・消去方法を確保する必要があります。紙媒体の場合は、シュレッダーで破棄するなど、電子媒体の場合は、データの完全消去が可能なソフトウェアを使用することが必要です。