記録の大切さ
支援員の皆さん記録はとっていますか？一言で記録といってもどのような記録を表しているのか様々な種類がありますよね。学童保育の支援員としてなぜ記録が必要なのかを解説していこうと思います。
一般的に仕事上における記録について
仕事で記録することは非常に重要です。以下はその理由です。
- 記憶力に限界があるため：人間の脳は、一度に覚えられる情報には限界があります。重要な情報を書き留めることで、必要な情報をいつでも簡単に取り出すことができます。
- ミスを防止するため：重要な情報を記録することで、ミスを減らすことができます。例えば、ミーティングの議事録を取ることで、議論や決定事項を正確に記録し、後で確認できます。
- 他の人と情報を共有するため：仕事では、他の人と協力して作業を行うことがあります。記録を共有することで、同じ情報を持っていることが保証され、作業の効率性が向上します。
- サポート文書になるため：記録は、将来の参照や説明に役立つサポート文書になります。特に、プロジェクトの進捗状況や問題解決のプロセスを文書化することで、将来の参照に役立ちます。
- 法的問題を回避するため：契約や法的合意などの重要な書類を正確に記録することは、法的問題を回避するために非常に重要です。
以上の理由から、仕事で記録することは非常に重要であり、仕事の効率性を向上させることができます。
みなさんは記憶力に自信がありますか
記憶力がとても優れていて全てを覚えているなんていう超人的能力があれば記録など必要ないかもしれません。全てを記憶の引き出しから持ってこれば良いのですから。しかし、多くの方が「なかなか覚えられなくて」「記憶力には自信がなくて」という方ばかりではないでしょうか？先の項目にも書いた通り「記憶力に限界があるため」は皆知っています。
私も普段からあまり気にしていないことは思い出そうとしても思い出せない事は多いです。3日前に食べた夕飯の事も思い出すのは一苦労です。
そんな状態でも全然問題ありません。人間は自分にとってあまり重要でない事は忘れていき、新しい情報を記憶する。忘れることで新しいことが吸収できるので普段の生活においては問題ありません。大事な事や自分の興味のあることなどは、長期記憶となり健康な状態なら忘れる事ってあまりないですよね。
しかし、
保育または業務上の記録をつける事の必要性
保育・保育以外の業務において「どうして記録が必要なのか」を解説していきます。
みなさんは記録はつけていますか？『必要だと分かっていても中々できていなない。』『必要に応じて記録をしているなど状況は色々とあると思います。』記録は保育にだけ必要なものではありませんので、日常の生活、趣味、勉強などなどにも利用できます。
客観的な記録となる
保育に限らずですが、記録が残っているという事は非常に重要です。実際に起こった事、話した事、開催された事などなど、記録が残っていればその場に居なかった人にもイメージできます。
逆に記録が残っていないと実際にあった事なのか？正直怪しいという事にもつながってしまいますよね・・・事実をしっかりと記録しておくことは、何かあった時の資料ともなるので残しておくことは基本です。
出勤・退勤の記録も記録を取る事の1つですね。タイムレコーダーなどでの自動印字を本人が適切に行う事で正確な記録が取れると思われます。職員間でのずれ勤務などがあるクラブでは他の職員からみても出勤状況が分かるようにしておかなければなりません。
自分の行ったその日の業務を記録しておく事になります。学童クラブなどはどうしても少人数の職場となり、保育前などは1人で仕事をしている事もあるかもしれません。そのような誰も見ていない時間帯も記録を残しておくことで何をしていたかが明確になります。
対象の日の保育内容について記録されたものとなります。記録の内容はそれぞれのクラブによって違うでしょうが、『出席児童数・出欠席記録、保育時間内に行われたこと、おやつの内容、タイムスケジュール、児童の帰宅時間、ケガや病気の有無、申し送り事項』のような内容が主に記録されます。
クラブ外・クラブ内共に研修を受ける機会が確保されている事も多いと思います。研修内容、日時、学んだ・生かせる内容等を記録に残しておき、どのような研修があったのか、学んできたのかを記録として残しておくことも大切です。
子ども達の様子を記録しておくものとなります。『良いことも良くない事も、誰と良く遊んでいるのか、トラブルがあった場合どう解決していったか、成長した点など』様々な事を記録しておきます。
記録をつける範囲が「個人単位なのか？学年単位なのか？特に気になる子なのか？はたまた他の方法か？」など用途はクラブによって支援員によって違いは出てくると思います。
会議などでしたら議事録、打合せ等でしたら簡単な実施内容の記録となります。話し合われた内容を客観的に記録していき、欠席してその場に居なかった方にも配布をしたり共有したりできるようにしていく記録となります。
現場で必要なおやつや教材・消耗品等を小口現金などがあり、支援員が必要に応じて購入しているというケースもあると思います。金銭の出入りの記録がある場合はしっかりとつけておくことは必要となります。
「お金が足りない・・・」なんて事があってしまうと嫌な感じになってしまったり、何もないにしてもあらぬことを疑われてしまう事になってしまいます。
客観的な資料という事となると、行政からの委託制度や補助金制度で運営しているクラブにとってはクラブの調査や監査時に提出や調査を求められる資料も中にはあります。提出が必要な記録は公式なものとなりますので、クラブ内にて適切に管理・保存しておきましょう。
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