打ち合わせを成功させるためのポイント
目的を明確にする
何のために打ち合わせをするのか、具体的な目的・目標を設定しましょう。
打ち合わせの目的・目標を明確にすることは、成功へと導くための最も重要なステップです。
そうね！何を話すか、何を覚えておくかがわかりやすくないと結局何を話し合ってるの？ってことになってしまうしね。
目的が明確であれば、参加者全員が同じ方向を向いて議論を進めることができ、時間や労力の無駄を省くことができます。
議題を事前に共有する、準備を整える
参加者が事前に議題を確認することで、準備を進めることができます。目的に沿った議題を設定することで、議論が脱線するのを防ぎ、効率的な打ち合わせを実現できます。
資料、レジュメ、議事録等の準備をしておくことも重要になります。当日の進行を円滑に進めるためにも準備をしておくことは必要です。
時間配分を意識する
各議題に割り当てる時間を決めて、時間内にまとめられるようにしましょう。目的が明確であれば、不要な議論を避け、限られた時間を有効活用できます。
話したい内容からそれていっても長々と喋り続ける人も結構いますよね・・・
話が脱線した時には進行役の人が議題の本筋に戻しましょう。
結論をまとめる
打ち合わせの最後に、決定事項や今後の課題を明確にまとめましょう。
意志決定のプロセスは大切にしましょう
- 民主的な決定を心がける
- １部の人や経験者・年長者の意見ばかりで決定しない
- 考え方や意見の違い等も尊重して結論に導いていく
打ち合わせに良く起こる問題点
目的が不明確・時間の無駄が発生する
- 参加者の間で目的が共有されていないため、議論が脱線したり、結論が出ないことになってしまう事がある。
- せっかく各自時間を作って集まって、話をしても必要以上の時間をかけてしまったり、時間の無駄になってしまう事もある。
- 事前の目的共有・資料共有などで解決することも多いので準備をしっかりと行う事が良いでしょう。
- 進行に当たっては時間配分を進行役の人はあらかじめ決めておくことも円滑に進めることには必要でしょう。
参加者のモチベーションが低い 温度差がある
- 参加者が積極的に意見を言わなかったり、議論に集中できない状況も十分にありうる。
- 参加者のモチベーションが低いと、議論が活発に進まず、結論が出にくいといった問題が発生する。これは、打ち合わせの目的が不明確であったり、参加者の役割が明確になっていなかったりなど、様々な要因が考えられます。
モチベーションを高めるための対策。いくつか例を挙げておきます
- 目的を明確にする:
打ち合わせの目的を具体的に伝え、参加者全員が同じ方向を向けるようにする。目的達成によるメリットを具体的に示す。
- 議題を魅力的にする:
参加者の興味を引くような議題を設定する。最新の事例やデータなどを活用する。参加者の意見を取り入れ、議題を共同で作成する。
- 意見が言いやすい雰囲気を作る:
互いを尊重し、否定的な意見を言わない。異なった意見を歓迎する姿勢を示す。異なる視点からの意見を歓迎し、議論を深める。
経験年数が長い人や年長者の意見ばかりになってしまう事は絶対に避けたいところです。
- 参加者の役割を明確にする:
各参加者の役割を事前に伝え、責任感を持たせる。それぞれの意見がどのように活かされるのかを説明する。
- 成功体験を積ませる:
短期的な目標を設定し、達成感を味わえるようにする。積極的に貢献できた参加者を褒める。
- 多様な意見を尊重する:
多様なバックグラウンドを持つメンバーを参加させる。
- 参加者間のコミュニケーションを促進する:
小グループに分かれて議論する。非公式な交流の場を設ける。
- 成果を共有する:
打ち合わせの結果を具体的に示し、成果を実感できるようにする。
結論が出ない 意見対立が発生してしまう
次に持ち越せる場合は再度考える期間として、次回持越してまとまらなかった理由もはっきりさせておきましょう。
⇒一旦議論を中断し、冷静になる時間を持つ:
- 感情的な対立に発展する前に、一旦議論を中断し、深呼吸をするなどして冷静になる時間を持つ。
- コーヒーブレイクなどを挟むのも効果的。
優先順位を明確にする:
- 議論の焦点となっている問題の中で、最も重要な問題は何なのかを明確にする。
- 優先順位を明確にすることで、議論の方向性を定めることができる。
代替案を提示する:
- どちらの意見も譲れない場合は、新たな代替案を提示してみる。
- 第三者の意見を聞くことも有効。
学童保育は少人数の事業所であることも多い
少人数での職場であるからこそ、打ち合わせはしっかりと行っておいた方がよいでしょう。
大企業に比べて情報伝達がスムーズに行いやすい一方で、少人数だからこそ、打ち合わせの質が組織全体の生産性や従業員のモチベーションに大きく影響を与えます。一人ひとりの意見やアイデアを共有しやすく、新たな視点や解決策が生まれやすくなります。
しかし、その反面、誤解や情報伝達の漏れが頻発してしまうと人間関係のもつれから、従業員のモチベーション低下、生産性の低下、そして最悪組織全体の破綻に繋がります。
利用者が満足するようなより良い学童保育づくりをしていく為には打ち合わせは必要不可欠なことだと思いますので、この記事をきっかけに取り入れてみたり・見直してみることも良いのではないでしょうか。
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